Pourquoi auditer et vérifier un fichier Excel avant de l’utiliser ?

C’est chiant et pas très intéressant mais lorsque l’on va utiliser un fichier Excel qui provient d’une autre personne, il peut être utile de contrôler le fichier. Cela permet d’éviter de devoir faire face, plus tard, à des problèmes.

En effet, un simple décalage dans une ou plusieurs formules peut être difficilement identifiable si on ne prend pas le temps de faire quelques vérifications. Un défaut qui peut fausser entiérement les données. En voulant aller trop vite on peut aussi avoir loupé un onglet, pas remarqué que toutes les données n’étaient pas prises en compte etc. Il existe un trop grand nombre d’erreurs possibles.

En fonction de la fiabilité de la source et de la complexité du fichier, les vérifications peuvent prendre entre quelques minutes et 30 minutes.

Méthodologie pour inspecter votre fichier Excel

2 grandes étapes de contrôle sont à respecter pour vérifier efficacement un fichier Excel : la structure du fichier puis la cohérence des données.

Avant toute chose, il est indispensable de conserver une copie du fichier original : ne travaillez jamais sur un fichier unique pour pouvoir, au cas ou, repartir de zéro.

Sous forme de questions non-exhaustives que vous pouvez vous poser, nous vous proposons quelques points d’attention.

Les indispensables pour contrôler un fichier Excel

Avant même d’ouvir votre fichier, vous pouvez déjà effectuer quelques vérifications. Et si vous ne devez faire que le stricte minimum, elles peuvent prévenir quelques problèmes en un simple coup d’oeil.

• La date du fichier est-elle cohérente avec ce que vous souhaitez avoir ? Si ce n’est pas le cas, peut être faut-il s’assurer auprès de l’expéditeur qu’il s’agit bien de la dernière version du fichier.
• Le poids du fichier est-il cohérent avec le contenu que vous attendiez ? Un poids trop lourd peut indiquer que le fichier contient de nombreuses formules et données et que vous allez devoir alléger votre fichier pour pouvoir travailler dessus efficacement. Une taille trop faible indique peut être au contraire qu’il manque des données.
• Le nom est-il clair et explicite ? Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à renommer votre fichier.
• Le format : en vérifiant le format vous pourrez rapidement savoir si votre fichier contient des macros VBA (.xlsm) ou si il s’agit d’un fichier texte séparé par des virgules (.csv).

Contrôlez l’intégrité de la structure du classeur Excel

Dans un premier temps, il est indispensable de vérifier que le fichier est correctement construit et qu’il ne présente pas de défauts de structure. Cette étape permet de mieux connaitre le document en prenant connaissance de l’ensemble des éléments constituant le fichier (onglets/feuilles, formules, commentaires).

L’auteur vous a-t’il laissé des instructions ?

Peut être que le fichier contient un onglet Notice ou Information: prenez quelques minutes pour le lire attentivement.

Il y a aussi peut être des commentaires dans vos feuilles qui peuvent vous donner des indications particulières. Plutôt que de les afficher un par un, faites les tous apparaître simultanément: aller dans Affichage puis Commentaire. Profitez en pour supprimer les éventuels commentaires vides.

Le fichier est-il protégé ?

Pour savoir si votre fichier est protégé par un mot de passe, faites un clique droit sur un onglet. Si vous ne pouvez pas ajouter un supprimer des feuilles, alors votre Excel est protégé.

Pour voir si vos feuilles ou votre fichier sont protégés, vous pouvez tout simplement aller dans l’onglet révision : il sera alors indiqué Ôter la protection de la feuille / Ôter la protection du classeur.

Voyez-vous tous les onglets ?

Démasquez toutes les feuilles: clique droit sur un onglet puis « Démasquer ».

Vérifiez également qu’il n’y a pas d’onglets « doublon ». Par exemple « CLIENT (2) ». Si c’est le cas, ne supprimez aucun des deux onglets et essayez de trouver la différence entre les deux (nombre de lignes, nombre de colonnes, sommes totales des plages qui peuvent être calculées etc…).

Enfin démasquez toutes les colonnes et lignes de chaque onglets et enlever tous les filtres.

Y a-t’il des lignes ou colonnes vides ?

Plusieurs cas sont possibles :

• Toutes les cellules de votre première colonne sont obligatoirement remplies (une clé primaire par exemple) : utilisez le raccourci CTRL + Touche directionnelle sur votre première colonne (probablement la A) pour atteindre théoriquement la dernière ligne ou colonne de votre tableau. Effectuez à nouveau la même opération : si vous atteignez la dernière ligne (ou colonne) de votre feuille alors il n’y a probablement pas de ligne vide.
• Toutes les colonnes de votre tableau ont le même nombre de valeurs :
  1. Sélectionnez toutes les colonnes de votre tableau.
  2. Utilisez la fonction Atteindre soit en allant dans Edition ou en utilisant le raccourci F5.
  3. Cliquez sur Cellule puis Cellules vides.
  4. Supprimez ensuite ces cellules en sélectionnant : Décaler les cellules vers le haut.
Astuce

Pour connaitre le nombre de valeurs contenues dans chacune de vos colonnes, vous pouvez utiliser notre macro VBA de vérification de fichier.

• Votre tableau n’est pas uniforme, alors vous nous vous invitons à utiliser notre code VBA qui va automatiquement supprimer l’ensemble des lignes vides de votre feuille.

Les nombres sont-ils bien considérés comme tel ?

Dans certains cas, il arrive que les virgules soient remplacées par des points. Dans ce cas Excel considère alors les valeurs comme des textes et non des nombres.

Si votre fichier présente ce défaut, simplement faite un rechercher et remplacer CTRL + H sur les colonnes concernées.

Les formats des éléments sont-ils toujours bons ?

Hormis les nombres que nous avons vu juste au dessus, deux autres types de données peuvent être concernées par des problèmes de format :

• Les dates ont-elles été remplacées par des nombres ? Si oui simplement remplacez le format nombre par date.
• Les codes de type « codes clients » ont-ils tous la même longueur ? Les codes commençant par des 0 ont pu voir ces derniers disparaître. Pour rajouter ces 0 vous pouvez consulter notre article sur le sujet.

Les formules fonctionnent-elles correctement ?

Contrôlez quelques formules en jetant un oeil à la manière dont elles sont construites et en vérifiant manuellement le résultat. Si vous n’êtes pas sûr, refaites de votre côté la formule et voyez si vous obtenez le même résultat.

Vérifiez la cohérence des données

Lorsque vous auditer un fichier Excel, vous devez vous poser les bonnes questions propre à chaque fichier pour contrôler la véracité des données.

De manière générale, nous vous conseillons de vérifier la cohérence des données et non pas d’effectuer un contrôle stricte de chaque information.

Nous vous proposons donc quelques exemples de questions que vous pouvez vous poser :

• Les dates sont elles comprises dans votre périmètre d’analyse ?
• Si vous travaillez avec du C.A, est-il cohérent avec ce que vous connaissez ?
• Le nombre de clients/lignes est-il lui aussi cohérent ?
• Y a-t’il des lignes en doublon dans mon fichier ?

Et voilà, vous avez maintenant tous les outils pour vérifier un fichier Excel efficacement !