Bonnes Pratiques Excel
Une structure de fichier Excel claire !
Une structure de fichier bien pensée permet d’utiliser ses données avec plus de flexibilité.
Pourquoi réflechir à la structure des fichiers Excel ?
Trop souvent, nous commençons à travailler sur un tableur sans vraiment réfléchir au résultat final que l’on souhaite réellement obtenir. Le fichier et ses tableaux de données sont donc organisés de manière aléatoire. On se retrouve ensuite inévitablement à bidouiller pour essayer d’arriver à ce que l’on souhaite vraiment obtenir. Au final on se contente d’un fichier de moins bonne qualité que ce qu’on aurait pu faire.
C’est pour cela qu’il vaut mieux commencer par prendre le temps pour éviter d’en perdre par la suite, de bien organiser et structurer son fichier. Le fichier en sera plus fiable, plus compréhensible et plus facilement mis-à-jour.
Pour résumer, il vaut mieux connaître clairement ce que nous voulons avoir avant même d’envisager comment nous allons l’obtenir. Une méthodologie orientée résultat permet de ne pas être limité par la structure du fichier : en quelques sortes il faut définir les plans avant de poser les fondations.
Certaines règles sont essentielles afin d’organiser et structurer les données en format « base de données » et pouvoir, par la suite, utiliser sans limite la donnée. Les règles de Codd régissent et normalisent les systèmes de base de données relationnelles. Ces règles impliquent d’avoir une certaine maîtrise des bases de données.
Des principes plus larges et plus accessibles peuvent être respectés lorsqu’il s’agit uniquement de structurer des informations afin de les utiliser à des fins analytiques (pour du reporting par exemple).
Quelques règles …
Toujours utiliser un tableau à une seule entrée
Le tableau à une seule entrée permet de n’avoir qu’une seule lecture possible des informations. Cela peut impliquer de rajouter plus de champs que prévus.
Le croisement et le traitement des données se fera uniquement dans un deuxième temps dans la partie analytique de votre fichier. Grâce à cette structure de fichier vous maîtrisez le périmètre des informations: vous gagnez donc en flexibilité.
Utiliser une structure verticale
Chaque ligne correspond à une entrée (personne, facture, fournisseur etc…). Ce format de tableau est plus facilement lisible grâce à une lecture de gauche à droite. Les formules seront également plus facilement utilisables limitant ainsi le risque d’erreur. Enfin, Excel contient plus de lignes que de colonnes : il est plus probable d’avoir besoin d’un plus grand nombre d’entrées que de champs.
Une feuille ne doit contenir que vos données et rien d’autre
Pas de graphique, d’image, de tableau secondaire etc…
De ce fait, la ligne 1 doit donc impérativement contenir les entêtes de votre tableau. Ainsi, votre feuille ne servira qu’à “stocker” vos informations et libre à vous de créer autant d’autres feuilles de calcul que vous le souhaitez pour analyser ces informations.
Nommez vos champs
Bien évidemment, tous les champs (ou entêtes de colonne) doivent être nommés. Les noms doivent être clairs et courts pour les identifier rapidement. Si possible en remplaçant les espaces par des underscores .
Donner un nom à votre base de données
Renommez votre tableau de données en prenant soin de sélectionner toutes les lignes de la feuille (+touche de direction).
Cela permettra de faciliter les formules pour analyser votre base.
Pour apprendre comment nommer des plages de cellules et connaître les règles à suivre, rendez-vous sur le site support.office.com
La clé primaire comme clé d’entrée du tableau
Toujours s’assurer que votre clé primaire se situe en colonne A du tableau : celle-ci est votre principal moyen d’identification pour chaqu’une de vos entrées.
Cette structure permet aussi simplifier l’utilisation de formules (comme la RECHERCHEV par exemple).
Une clé primaire est un code unique qui permet d’identifier une ligne d’information. Une clé primaire peut être constituée de chiffres, lettres voire plusieurs champs. Il est impératif qu’une clé primaire ne soit utilisée qu’une seule fois.
Ne pas changer l’ordre des colonnes
Si votre base est issue d’une extraction faite à partir d’un CRM ou d’un ERP, ne changez par l’ordre des colonnes. Cela vous permettra de facilement mettre à jour votre fichier et d’éviter tout risque d’erreur.
Contrôlez et auditez votre base
Passez un peu de temps pour contrôler votre base pour éviter les mauvaises surprises :
- Contrôlez que le nombre de lignes correspond bien à votre extraction.
- Vérifiez qu’il n’y a pas de ligne ou colonne vide.
- Supprimez les doublons.
- Vérifiez le format des dates, des textes et chiffres.
Lire le prochain article pour voir comment optimiser la taille des fichiers.