Bonnes Pratiques Excel
Ranger un classeur Excel en 4 étapes

Une technique sommaire mais très efficace pour remettre de l’ordre dans vos classeurs Excel.

Navigation rapide
  1. Introduction
  2. 4 étapes pour ranger votre classeur Excel
    1. Étape 1 : Catégorisez vos feuilles
    2. Étape 2 : Nommez correctement vos feuilles
    3. Étape 3 : Attribuez une couleur à chaque catégorie
    4. Étape 4 : Utilisez des feuilles de séparation
  3. Conclusion
    1. Quand est-il pertinent d’organiser un classeur ?
    2. Pour aller plus loin

Ranger un classeur Excel ?

Un classeur Excel, à l’instar d’un classeur physique, peut rapidement devenir désorganisé, décousu et par conséquent frustrant dans son utilisation, que ce soit pour vous ou l’un de vos collaborateurs. Les tableaux et les feuilles s’ajoutent au fil de l’eau et il devient difficile de faire le distingo entre celles qui sont encore utilisées, celles qui ne représentent que de simples brouillons ou celles qui comportent des données à supprimer avant un envoi à l’extérieur. Les règles qui vont suivre et qui sont d’une simplicité absolue vont vous permettre d’éviter les “worst practices” :

Première étape d'onglets Excel structurés

À ce condensé de “best practices” :

Onglets Excel structurés avec couleurs

On ne va pas vous mentir, on reste sur une pratique très sommaire mais qui permet très simplement de donner un aspect très propre aux classeurs Excel.

Vous pouvez télécharger le Fichier de départ afin de réaliser les étapes de l’article, mais aussi le Fichier final afin, si vous le désirez, faire la comparaison avec la situation initiale.

4 étapes pour ranger votre classeur Excel

Étape 1 : Catégorisez vos feuilles

Cette étape se fait au cas par cas. Dans notre exemple nous partons sur une catégorisation par division. À l’intérieur de chaque catégorie, nous respecterons l’ordre Allemagne, France, Espagne.

Onglets avec noms trop long

La structure est là mais l’oeil n’a pas encore de repère.

Étape 2 : Nommez correctement vos feuilles

Onglets nommés et ordonnés

Nommer les feuilles avec la même convention va permettre de gagner en lisibilité et permettra d’identifier plus rapidement une feuille recherchée par l’utilisateur.

Il faut penser à limiter la longueur des noms de feuilles autant que possible afin que le plus grand nombre d’onglet puisse apparaître sur une largeur d’écran.

Dans notre exemple, nous nommons les feuilles de la manière suivante : 3 premières lettres du pays en majuscule, suivi de l’initial de la division en majuscule et entre parenthèse. On obtient donc

  • ALL (A)
  • FRA (A)
  • ESP (A)
  • ALL (B)
  • FRA (B)

L’onglet de synthèse, lui, a été nommé “Récap”.

Étape 3 : Attribuez une couleur à chaque catégorie

Maintenant que nos feuilles sont ordonnées et renommées, il ne manque plus qu’à utiliser un repère visuel : la couleur. Cela permet notamment de bien marquer la séparation entre les groupes de feuilles de chaque division mais aussi de faire ressortir notre onglet de synthèse.

Pour modifier la couleur d’un onglet, deux possibilités :

  • Clique droit sur l’onglet de la feuille > Couleur d’onglet
  • Sélectionner la feuille > Onglet Accueil > Format > Couleur d’onglet

Onglets nommés, ordonnés et colorés

Étape 4 : Utilisez des feuilles de séparation

En dernière étape, et elle vient en touche finale, nous allons ajouter une feuille de séparation entre chaque groupe d’onglets pour accentuer la séparation mais surtout pour faire apparaître clairement la catégorisation ainsi que le nom entier de la catégorie. Nous ajoutons ici 3 feuilles de séparation que nous nommons :

  • Div. A >>>
  • Div. B >>>
  • Div. C >>>

Comme précédemment, nous changeons la couleur de ces nouveaux onglets en fonction de la catégorie qu’ils représentent respectivement.

Onglets colorés avec feuilles de séparation

Conseil

N’hésitez pas à utiliser les feuilles de séparation pour les enrichir d’informations supplémentaires utiles pour l’utilisateur et d’une mise en page spécifique pour qu’elles puissent facilement se distinguer.

Conclusion

Quand est-il pertinent d’organiser un classeur ?

Même si ordonner les feuilles est une bonne habitude à avoir, il n’est en rien obligatoire de le faire de manière systématique. En effet, cette bonne pratique s’applique avant tout si :

  • Le classeur comporte à minima 5 ou 6 feuilles; et
  • Le classeur est utilisé régulièrement et/ou le classeur doit répondre à des standards élevés de présentation et de navigation

Pour aller plus loin

Si vous voulez ajouter un vernis supplémentaire à la qualité de présentation et de navigation de votre classeur, vous êtes libre de prendre connaissance de notre article sur la création d’un menu de navigation.

Consulter le prochain article sur les raccourcis disponibles avec Excel.

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