Bonnes Pratiques Excel
Nommer ses fichiers Excel

Rien de plus essentiel que de savoir bien nommer ses fichiers.

Un détail mais pas que…

Quel est le dernier fichier à jour ? Lequel dois-je utiliser pour mettre à jour mes informations ?  Pourquoi y-a-t’il plusieurs versions du même fichier ? Quel nom dois-je donner à mon fichier ? Des questions que l’on est trop souvent amené à se poser.

Et oui, comme à la maison, il faut ranger ses affaires pour pouvoir les retrouver facilement. Considérée comme un simple détail, trop souvent négligée, une bonne organisation des fichiers est synonyme d’efficacité et de gain de temps.

Qu’ils soient personnels ou pour une utilisation professionnelle, le rangement des fichiers doit respecter une structure clairement définie et homogène appelée Charte de nommage.

Bien que la hiérarchisation et l’arborescence des dossiers soient des socles de toute organisation efficace, la façon de nommer ses fichiers Excel est trop souvent aléatoire. Le nom est le premier moyen qui vous permet d’identifier et de retrouver un document. Il n’existe cependant pas de règles informatiques ou de normes qui encadrent les formats des noms des fichiers. Le nommage des fichiers est donc de la responsabilité de chacun ou de l’organisation pour laquelle ils sont utilisés.

Définir une charte de nommage présentent plusieurs avantages comme le confort visuel et l’universalité des documents (lorsqu’ils sont envoyés à une personne travaillant sur un système d’exploitation différent). Même s’il n’est parfois pas possible de nommer tous les fichiers d’un ordinateur de la même façon, il est judicieux que la même charte de nommage soit au moins respectée au sein d’un même dossier afin de profiter de ses nombreux avantages.

Bonnes pratiques pour nommer ses fichiers Excel

Voici quelques bonnes pratiques permettant d’avoir un nommage de fichier pertinent :

  • Le nom doit être explicite : il doit permettre à une tierce personne d’identifier le contenu du fichier (même lorsqu’il est en dehors de son dossier d’origine : dans un e-mail par exemple).
  • Il doit être court : les noms à rallonge n’aident pas à la lecture et ralentissent l’identification du fichier.

  • Éviter les mots uniques comme « Budget », « Reporting», « Facturation» : ces termes génériques ne permettent pas de retrouver un contenu précis.

  • Ne pas mettre d’espaces, accents et caractères spéciaux : bien qu’ils soient utilisables sous Windows ou IOS, Linux ne les autorise pas. Nous avons rédiger une macro VBA pour supprimer les caractères spéciaux si besoin.

  • Utiliser l’underscore  _ pour séparer les « parties » du nom et le tiré du 6 (-) pour remplacer les espaces et prépositions.

  • Utiliser le « versionning » pour être sûr de travailler toujours sur la dernière version et rapidement voir si quelqu’un a modifié le fichier.

Quelques exemples de nommage

2017-05-20_Reporting-Commercial_V1

AAAA-MM-JJ_Nom_VERSION

Idéal pour les fichiers mis à jour régulièrement et qui impliquent plusieurs utilisateurs.

Utiliser des dates en début de nom de fichier pour permettre un classement efficace : en commençant par l’année, puis le mois et enfin le jour, les fichiers pourront être classés du plus récent au plus ancien.

BUDGET_Reporting-Commercial_2017_V1

CATEGORIE_Nom_AAAA_VERSION

Parfait pour les fichiers « clos » qui n’ont plus vocation à être mis à jour mais qui doivent être conservés pour des utilisations analytiques.

Cette méthode pour nommer ses fichiers Excel convient également à tout document de type procédure.

011_Reporting-Commercial_2017_V1

XXX_Nom_AAAA_VERSION

Le top pour avoir toujours le même classement des fichiers au sein du dossier peu importe les dates de mise à jour : toujours mettre 3 chiffres pour éviter qu’au delà de 9 fichiers le classement ne soit faussé (001/002/003 etc…).

Le versionning

Le versionning est un moyen simple pour garantir que le fichier est à jour tout en donnant l’information qu’il a été retravaillé. Cette méthodologie permet également de conserver et récupérer une ancienne version du fichier.

Le principe est d’inscrire directement dans le nom du fichier le numéro de version. Une version correspond à une mise à jour du fichier. À chaque nouvelle version, il faut copier/coller la version actuelle dans un autre dossier, qui peut être par exemple appelé «_OLD ».  C’est dans ce dossier que seront conservées toutes les anciennes versions du fichier. Afin de libérer de l’espace de stockage une fois le fichier finalisé, le dossier “_OLD” ainsi que toutes les anciennes versions peuvent être supprimées.

Le nom du fichier final peut alors être renommé : “2017-05-20_Reporting-Commercial_V1”-“2017-05-20_Reporting-Commercial_VF” ou le versionning peut être tout simplement supprimé “2017-05-20_Reporting-Commercial”.

Astuce

Ajouter l’underscore “_” devant son dossier “_OLD” permet de faire en sorte qu’il soit toujours en haut ou en bas du dossier.

Consulter le prochain article qui vous donne des conseils pour que votre fichier soit le plus accessible possible.

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2020-05-06T16:53:16+00:00