Bonnes Pratiques Excel
Comment réduire la taille/poids d’un fichier Excel ?

Découvrez comment optimiser le poids et augmenter la rapidité de vos fichiers Excel.

POIDS FICHIERS EXCEL

Introduction

Qui, après de longues heures passées sur la mise en page de son classeur Excel, ne s’est jamais retrouvé avec un fichier Excel lent, mettant un temps interminable à s’ouvrir ?

Il n’y a rien de plus frustrant qu’un fichier pertinent et bien présenté que vous n’aimez pas utiliser car vous savez que vous allez perdre un temps fou à l’ouvrir (et qu’il va probablement faire planter votre ordinateur). Et oui, la taille d’un fichier Excel influe sur sa vitesse et donc sur sa facilité d’utilisation.

Que ce soit pour les manipuler, les échanger, ou simplement les stocker, réduire la taille ou le poids d’un fichier Excel lourd peut être un réel casse-tête. Heureusement il existe quelques astuces (loin d’être miraculeuses) qui sont facilement applicables pour réduire considérablement le poids de votre fichier Excel.



Nos bonnes pratiques pour réduire la taille d’un fichier Excel lourd

Les formats conditionnels

Vérifier les formats conditionnels de votre fichier.En effet, l’accumulation de règles, parfois en doublon peuvent être la cause de la taille excessive de votre fichier Excel.

Pour supprimer les formats conditionnels, il suffit simplement de suivre les indications sur support.office.com.

Astuce

Afin de conserver uniquement la mise en forme utile, supprimez toutes les mises en formes conditionnelles à l’exception d’une cellule. Vous pouvez ne conserver pour cette cellule que les mises en forme nécessaires. Vous pouvez ensuite appliquez la mise en forme de cette même cellule à l’ensemble des autres cellules du même type.

Les formules/fonctions Excel

Si les formules de votre fichier n’ont servi qu’à construire votre fichier et que celles-ci ne sont plus utiles, figez vos valeurs en faisant un copier/coller valeur (ALT + E + G + V) de l’ensemble de vos feuilles. Cela aura pour conscéquence que votre fichier Excel sera beaucoup moins lourd. Cependant, les informations dans votre fichier ne pourront plus être mises à jour directement.

Astuce

Puisque les informations dans votre fichier ne pourront plus être mises à jour, il est recommandé que vous conserviez la version originale avec l’ensemble des formules et de créer une version à partager plus légère.

Où est la dernière cellule ?

Quelle est la dernière cellule active de chaque onglet ? En effet, même si une cellule est vide, elle peut être considérée comme active par Excel et donc augmenter la taille du fichier.

Sur chaque onglet, en utilisant la touche Ctrl + Fin (Ctrl+Fn+ Flèche droite sur Mac), trouvez la dernière cellule de la feuille. Vous pouvez ensuite supprimez ensuite toutes les lignes et colonnes superflues.

Les mises en forme

Effacez toutes les mises en forme qui ne sont pas indispensables. La mise en forme de colonnes ou lignes entières est inutile (bordure, couleur, remplissage etc…) puisqu’elle ne permet pas une meilleur lecture des informations et que le format est appliqué à un grand nombre de cellules vides.

Astuce

Sur Excel 2013, vous pouvez simplement suivre la procédure sur le site office.support.com

Attention aux images !

Compressez toutes les images pour réduire la taille de votre fichier Excel : consultez le support office. En effet les images pèsent lourds surtout si elles sont de bonnes qualités. De manière générale, les images sont à éviter dans les tableurs Excel.

Les noms

Utilisez des noms de cellules, de feuilles et de tableaux courts (en utilisant des abréviations par exemple). Plus les noms sont longs, plus les formules utilisées seront longues.

Le nombre de calculs

Lorsque vous construisez votre fichier, évitez que plusieurs cellules fassent appel à la même fonction (comme la date du jour ou un même calcul). Plutôt, inscrivez la fonction dans une cellule indépendante. Ensuite, faites en sorte que l’ensemble des cellules qui ont besoin de cette fonction fassent toutes appellent à cette même cellule. En conscéquence, le nombre de calculs que votre ordinateur aura à effectuer sera considérablement réduit.

Le format du fichier

Pour finir, enregistrez votre fichier en format binaire (.xlsb) ou adaptez le format du fichier en fonction de son contenu et de son utilisation. Ce dernier format peut être utilisé pour presque tous les fichiers car il ne présente que très peu d’inconvénients (certaines incompatibilités avec des versions antérieures, fichier pas lisible sur tablette ou smartphone …).

Lire le prochain article pour découvrir nos conseils pour ranger un classeur.

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